Mise en place d’une comptabilité analytique

• Contexte et besoins

Une association comptant près d’une trentaine de salariés était subdivisée en secteurs d’activités. Pour permettre un suivi fin du budget et impliquer les bénévoles et salariés de chaque secteur dans ce suivi, il était nécessaire de « découper » le budget de manière analytique pour que chacun puisse gérer sa partie et suivre les dépenses au long de l’année.

L’association a opéré la migration d’un tableur propriétaire vers Open Office Calc.

L’outil alors mis en place n’était pas lié directement à la comptabilité centralisée faisant référence mais la procédure mise en place imposait de rapprocher tous les deux mois chaque budget sectoriel du grand livre analytique partiel issu de la comptabilité centralisée. La manière dont étaient conçus les liens entre les différents secteurs permettait de générer des mises à jour du budget réalisé de manière automatisée et de projeter ainsi un résultat annuel actualisé.

L’outil initial était basé sur Microsoft Excel et tout le travail technique a consisté à migrer sous OpenOffice.org Calc : il a fallu ainsi trouver des solutions pour passer outre les macros alors incompatibles entre les deux logiciels à cette époque.

Nous ne rentrerons pas ici plus avant dans le fonctionnement de l’outil et de la procédure concomitante indispensable à mettre en place avec les personnes impliquée pour que cela ait pu fonctionner mais préférons passer en revue les quelques difficultés qui ont été rencontrées pour que le changement d’outil aboutisse.

• Les étapes indispensables au changement de l’outil

Même si on n’évoque que partiellement la question technique, il est cependant indispensable, lorsque l’on engage la procédure de migration, que les fonctions principales fonctionnent sans bug. En effet, si les utilisateurs sont trop souvent confrontés à des dysfonctionnements et des erreurs, ils vont avoir l’impression de perdre du temps et de régresser quant à la qualité du logiciel qu’on leur propose. Même si le discours lié aux valeurs portées par les logiciels libres et leur naturelle adéquation avec le monde associatif a été préparé et diffusé, ce type de situation peut engendrer des rancœurs et des impressions négatives sur le long terme : on obtient exactement l’inverse de ce que l’on souhaitait !

L’écoute est absolument nécessaire : certes, le fait que l’icône ne soit plus au même endroit ou que le processus n’est plus le même pour faire une action donnée lorsque l’on passe du tableur propriétaire à LibreOffice calc peut ne pas sembler important pour l’informaticien ou la personne sensibilisée. Néanmoins, on conviendra que laisser l’utilisateur « se débrouiller » est évidemment contre-productif pour lui faire adopter l’outil. Il faut donc lui proposer des alternatives, l’accompagner dans la découverte de l’interface et dérouler avec lui les nouvelles procédures qu’il avait l’habitude d’utiliser par ailleurs. Concrètement pour l’association en question, les problèmes rencontrés étaient collectés : s’il ne pouvait y avoir de réponse rapide (on avait la chance d’être tous sur le même lieu), les questions étaient rassemblées et une base de données de connaissances constituée. Plusieurs temps de formation des utilisateurs ont été programmés au fil des mois : c’est indispensable pour formaliser la prise de conscience de montée en compétences ; et c’est motivant.

Enfin, l’une des clés de la réussite a sans aucun doute été d’étaler dans le temps la démarche : il est essentiel de savoir prendre tout le temps nécessaire pour faire aboutir une migration. Pour résumer, cette expérience a été extrêmement enrichissante pour appréhender les difficultés que chacun peut rencontrer lorsqu’il s’agit de changer ses habitudes. Par ailleurs, il a fallu techniquement apprendre les fonctionnalités avancées de libreOffice pour permettre de trouver des solutions aux difficultés rencontrées.